TRABAJO EN EQUIPO Y PRODUCTIVIDAD

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Publicado el Lunes, 07 Julio 2014 14:14

Escrito por Psicologia Integral

Podríamos entender el concepto de Equipo (de Trabajo) como un conjunto de personas que poseen diferentes talentos y habilidades que se relacionan entre si y  resultan complementarias, los cuales enfocan su trabajo para conseguir una meta u objetivos en común; para lo cual se requiere ir mas allá de una estrategia o un método establecido, requiere el compromiso, entrega y dedicación de todos sus miembros, guiados por la orientación de un líder efectivo y en un clima de trabajo de armonía, respeto, tolerancia y comunicación.

Algunos aspectos que según como logremos manejarlos, afectan la dinámica y la productividad de los equipos de trabajo (Tomado de “Productividad para Equipos de Trabajo: Hábitos y Formulas para revolucionar la eficacia y rendimiento de los tuyos. Berto Pena. Madrid. 2012):

 1.    Manejo de las Interrupciones: Con frecuencia vemos como las interrupciones en el trabajo resultan inevitables, ya sean en la forma de llamadas, correos electrónicos, conversaciones de compañeros, visitas externas, etc. Estas interrupciones afectan nuestra capacidad de atención y concentración en la tarea que realizamos, alteran nuestro proceso creativo, y en general  nuestro rendimiento y resultados. El reto es entonces reducir al máximo posible aquellas interrupciones innecesarias, ya sea evitando que lleguen a nosotros, o que nosotros las causemos a otro compañero o subalterno.  Algunas pautas:

·Pensar antes de generarla o atenderla, si es el momento adecuado o podemos posponerla a un momento más asertivo, tal como una pausa, un descanso para el café o la hora del almuerzo, en especial para aquellos comentarios de tipo social o personal.

·Determinar un momento del día para el intercambio de ideas y agripar las consultas requeridas que no son urgentes, para plantearlas en ese espacio.

·Realizar una o máximo dos mini-reuniones (no duran más de 10 minutos) para encuadrar o delegar tareas, comunicar novedades o disipar dudas concretas.

 2.    Las Reuniones de Trabajo: Las Reuniones de trabajo pueden constituir  una herramienta clave dentro del equipo de trabajo, pero pueden ser un arma de doble filo si no son bien manejadas.  Algunas claves para optimizar el uso de las reuniones de trabajo:

·Deben tener un objetivo claro para realizarlas y estar convocadas con anterioridad, permitiendo la planificación del tiempo a sus asistentes.

·Evitar aquellas reuniones que se extienden demasiado, el tiempo ideal de duración de una reunión es no mayor a una hora, mas allá de este tiempo tiende a aparecer la dispersión y el agotamiento.

·Evitar convocar reuniones sin un objetivo claro, o convocar a personas innecesarias para el objetivo de la reunión.

·Estar preparados en cuanto a material e información que va a ser requerido para el objetivo de la reunión.

·Ser puntuales y realizar un manejo adecuado del tiempo, así mismo evitar distracciones o realizar otras actividades simultáneamente.

·Siempre llegar a una conclusión y realizar seguimiento a las conclusiones o tareas encomendadas.

Algunos factores que resultan claves para potencializar la Productividad y efectividad de los equipos de trabajo en las organizaciones, se presentan a continuación (Hábitos para la Gente Altamente Efectiva – Stephen Covey):

1.    TENER UN OBJETIVO EN COMUN: Para que un equipo de trabajo puede resultar productivo, es muy importante que tengan conocimiento y claridad sobre la Misión por alcanzar, la Misión de la Organización, así como los Objetivos puntuales del Área, proceso o Departamento y/o Proyecto que convoca a dicho equipo de trabajo.

Los Objetivos por cumplir, se traducen en una Planeación de actividades que dirige el curso de acción del equipo de Trabajo, el cumplimiento de dicha planeación requiere disciplina y dedicación para llevarla a cabo, a pesar de las dificultades que puedan surgir.

2.    COLABORACION COORDINADA: Los miembros del equipo de trabajo interactúan para el logro de sus objetivos, esta interacción implica un trabajo sincronizado a través de la asignación de roles y tareas.  Todos sus miembros deben poner en práctica una mentalidad de equipo en la cual lo que importa es la victoria del equipo más allá de las ganancias o reconocimientos individualistas. 

3.    SINERGIA DEL EQUIPO: No todos los miembros que conforman el equipos poseen las mismas características, ni los mismos conocimientos ni las mismas habilidades, y esto es justamente lo que permite construir el éxito a partir de las fortalezas de cada miembro del equipo, respetando las diferencias y compensando las debilidades. Si todas las personas del equipo fueran iguales, no existiría la complementariedad ni la efectividad que se consigue a partir de la asignación de roles de acuerdo a las competencias particulares.

4.    COMUNICACIÓN, CLAVE DEL ÉXITO: El trabajo colaborativo y dentro de un clima de armonía del Equipo, se fundamenta en una comunicación efectiva en los diferentes niveles del equipo.  La buena comunicación es pieza clave para transmitir información relevante, delegar tareas y responsabilidades y negociar acuerdos que resulten mutuamente satisfactorios.   Algunos puntos a tener en cuenta son:

 ·Saber elegir el canal de comunicación.

·Clarificar muy bien el mensaje y el objetivo de la comunicación.

·En lo posible, la comunicación debe ser clara, breve y directa, divagar en la comunicación solo genera dispersión y aumenta el riesgo de malos entendidos.

·Aun cuando debemos comunicar temas críticos, debe procurar comunicarnos en un tono de armonía, respeto y positivismo.

Las competencias que se requieren para un Trabajo en Equipo que eleve los niveles de la Productividad Organizacional, requiere la puesta en práctica de competencias individuales  y colectivas. PSICOLOGIA INTEGRAL CONSULTORES ofrece para su organización programas de capacitación que le brindan herramientas para el fortalecimiento de dichas competencias.