MANEJO EFECTIVO DE REUNIONES DE TRABAJO
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- Publicado el Miércoles, 08 Octubre 2014 10:43
- Escrito por Psicologia Integral
Las reuniones de trabajo han de constituir una herramienta de trabajo que favorezca la gestión de los equipos de trabajo en la organización, son espacios que han de ser planeados, estructurados, organizados y que arrojen una evidencia que permita obtener indicadores para el seguimiento de sus objetivos y resultados.
La eficacia de las reuniones cuando están bien organizadas y dirigidas exige que se les preste la atención debida, algunas recomendaciones generales a tener en cuenta, son:
· Las reuniones hay que prepararlas con anterioridad, evite improvisar. Este ejemplo comienza desde el Jefe o Líder del equipo. Los Líderes constituyen ejemplos para los miembros de su equipo de trabajo, por lo tanto se debe citar a la reunión estando preparados para evitar la sensación de pérdida de tiempo.
· Las reuniones se deben convocar cuando haya una razón que lo justifique. Se debe evitar convocarlas sin tener claro un objetivo. Será preferible aumentar el espacio de tiempo de la periodicidad entre las reuniones y citar a reuniones extraordinaria si algún evento lo requiere.
· Se debe avisar con tiempo suficiente a aquellas personas que vayan a presentar algún informe para que tengan tiempo de prepararlos. Prográmelas, agendelas y envíe las citaciones a las personas convocadas.
· Si la reunión se va a tratar sobre alguna información que todos deban conocer, será importante enviarla previamente, así lograra agilizar el desarrollo de la reunión.
· Establezca un rango de duración para la reunión, que hay que tratar de respetar, si no las reuniones se terminan siendo eternas y se termina abordando asuntos de menor importancia; lo que genera la percepción de que las reuniones son más un inconveniente que una herramienta efectiva.
· Cada tema por abordar debe tener un tiempo estimado para tratarlo, dentro del tiempo total planeado de la reunión; es importante tratar de mantener este esquema, manteniendo un margen de flexibilidad según se requiera.
· El lugar de reuniones preferiblemente, debe ser cómodo, amplio, bien iluminado, con la temperatura adecuada, sin ruido. Así podrá favorecer la concentración de las personas en el tema a tratar, evitando que se dispersen por distracciones o incomodidad.
· El Jefe o Líder del equipo tratara de estimular la participación de todos los miembros, se debe evitar que algunos asistentes puedan monopolizar la reunión, tomando siempre la palabra, mientras que otros apenas participan.
· Debe tratar de crear un clima que favorezca un intercambio abierto de las ideas y opiniones, donde se fomente el debate constructivo. Tiene que evitar que se produzcan enfrentamientos personales que afecten el ambiente, así como posturas obstinadas de resistencia al cambio o al aprendizaje.
· En lo posible se recomienda evitar distracciones tales como el teléfono o el celular, o las interrupciones a alguno de los asistentes a las reuniones, para evitar perder el hilo de la reunión y generar retrasos en el manejo del tiempo de la misma.
· Evitar los murmullos y conversaciones entre asistentes al margen de la reunión, así como pasarse notas o chatear. Además de ser una falta de respeto, genera distracción y afectara su comprensión del tema tratado.
· Llevar un Acta: Durante las reuniones algún asistente debe ir tomando notas de los asuntos tratados, decisiones adoptadas, posibles actuaciones encomendadas a algunos miembros, etc. El Acta debe ser una herramienta lo más fácil posible de diligenciar, para que no implique esfuerzos adicionales al encargado de tomarla. En lo posible el acta debe ser tomada durante la reunión y no posterior a ella, ya que se podrán olvidar asuntos de importancia.
· Si bien el manejo del tiempo y el manejo efectivo de las reuniones de trabajo son habilidades que se mejoran con la práctica; debemos evitar la cancelación de las reuniones planeadas y cuya citación ya se ha hecho al equipo de trabajo, ya que le resta seriedad y sentido de importancia a las mismas, además, da un ejemplo negativo de manejo del tiempo.
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